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Informazioni Generali:
- Denominazione del Corso: Addetto alla Segreteria
- Destinatari: percorso 3
- Sezione: Sezione 3 – Offerta Formativa su Competenze Tecnico Professionali correlate al RRFP
- Figura:377 – operatore/operatrice per l’organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l’accoglienza e le informazioni
- Ore Totali: 200
- Ore in Aula: 200
- Ore in Laboratorio: 0
- Tipologia Laboratorio: non pertinente
L’addetto alla segreteria è una figura professionale fondamentale all’interno di un’azienda, responsabile della gestione e organizzazione delle attività amministrative e di supporto. Le sue principali mansioni includono l’accoglienza dei visitatori, la gestione delle comunicazioni interne ed esterne, la registrazione e archiviazione dei documenti, e la pianificazione di riunioni e trasferte aziendali. Inoltre, l’addetto alla segreteria deve essere in grado di utilizzare vari strumenti e software d’ufficio, garantire la riservatezza delle informazioni e supportare il personale aziendale nelle attività quotidiane. Questa figura richiede competenze organizzative, comunicative e di gestione del tempo, oltre a una buona conoscenza delle normative sulla privacy e sulla sicurezza.
Contenuti Formativi:
Il percorso formativo è progettato per dotare i partecipanti delle conoscenze, abilità e competenze necessarie per svolgere efficacemente il ruolo di Addetto alla Segreteria. Il programma didattico si articola in due Unità di Competenza (UC) primarie, ciascuna della durata di 70 ore, e tre UC secondarie, della durata di 20 ore ciascuna. Ecco una panoramica delle unità formative:
Modulo 1: Accoglienza (70 ore)
Obiettivi: Formare i partecipanti a fornire un’adeguata accoglienza a ospiti e visitatori, identificando gli interlocutori e fornendo informazioni sulle modalità di accesso, nonché informando i settori aziendali coinvolti.
Contenuti:
- Normativa sulla sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale.
- Normativa sulla privacy per garantire la riservatezza delle informazioni.
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso.
- Tecniche di comunicazione per un’accoglienza adeguata.
- Tecniche di time management per gestire tempi e priorità.
- Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria.
Modulo 2: Gestione dei flussi informativi (70 ore)
Obiettivi: Dotare i partecipanti delle competenze per gestire flussi informativi, comprendere l’utilizzo delle attrezzature d’ufficio e dei software applicativi, garantire la riservatezza delle informazioni e migliorare l’efficacia della comunicazione aziendale.
Contenuti:
- Caratteristiche delle attrezzature d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner).
- Funzionalità dei principali software applicativi (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali).
- Normativa sulla privacy.
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale.
- Procedure di monitoraggio, individuazione e valutazione del malfunzionamento.
- Processi e cicli di lavoro del servizio.
- Terminologia tecnica specifica in una lingua comunitaria.
Modulo 3: Registrazione ed archiviazione documenti (20 ore)
Obiettivi: Insegnare tecniche di archiviazione e classificazione di documenti e dati, comprendere le tipologie dei documenti contabili e le procedure per la loro registrazione.
Contenuti:
- Tecniche di archiviazione manuale e digitale.
- Tipologia dei documenti contabili, caratteristiche e procedure di registrazione.
Modulo 4: Redazione testi e comunicazioni formali (20 ore)
Obiettivi: Sviluppare competenze nella comunicazione scritta, verbale e digitale, utilizzando servizi internet per la ricerca e la posta elettronica.
Contenuti:
- Tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale.
- Navigazione internet, ricerca informazioni, posta elettronica.
Modulo 5: Organizzazione di riunioni e trasferte (20 ore)
Obiettivi: Fornire conoscenze per organizzare riunioni e trasferte aziendali, mantenendo contatti con interlocutori interni ed esterni.
Contenuti:
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per contatti interni ed esterni.
- Tipologie di servizi per viaggi d’affari.
Questo programma è pensato per preparare i partecipanti ad affrontare le diverse sfide del ruolo di Addetto alla Segreteria, garantendo una formazione completa e integrata che risponde alle esigenze del mercato del lavoro attuale.
Verifica degli apprendimenti
L’attività di monitoraggio del percorso formativo prevede il controllo costante dell’andamento didattico e organizzativo. Verranno misurati indicatori quanti-qualitativi per valutare la qualità della formazione, la soddisfazione degli allievi e la risoluzione di eventuali problemi. La fase valutativa esaminerà le risorse impiegate, la performance dei formatori e l’efficacia dei supporti didattici. Al termine del corso, si valuterà il grado di apprendimento degli allievi tramite questionari a risposta multipla, influenzando il punteggio finale e permettendo eventuali interventi di recupero se necessario.
Attestazione Finale
Al termine del corso, riceverai una Dichiarazione degli Apprendimenti che certificherà le abilità e conoscenze acquisite durante il percorso formativo.
Fabbisogno Occupazionale
Gli obiettivi e le finalità della proposta progettuale condividono e sono coerenti con quanto stabilito nella documentazione programmatica del Quadro Strategico Nazionale (QSN), secondo cui, le attività di formazione devono garantire lo sviluppo di competenze effettivamente utilizzabili e spendibili, nonché favorire lo sviluppo occupazionale. Allo stesso modo, la qualità progettuale andrà ad incidere non solo sullo sviluppo delle capacità individuali ma anche organizzative. Gli allievi infatti, saranno portatori di Know How innovativi che andranno ad incidere positivamente sullo sviluppo delle strategie aziendali.
Il progetto infatti, non si sofferma solo sui contenuti richiesti dal ruolo, ma soprattutto sugli obiettivi che vuole perseguire.
Si tratta di una professionalità che è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni, e può avere diversi livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione in contesti diversi: da addetto front office o addetto battitura testi o centralinista o addetto protocollo fino a segretaria di direzione o responsabile di segreteria.
Le prospettive occupazionali e le possibilità di carriera orizzontali e verticali dipendono dalle condizioni del mercato del lavoro locale relative al settore di riferimento della figura professionale. Si sottolinea comunque che, proprio per il carattere di trasversalità che la caratterizza, la figura professionale presenta buone opportunità di trasferibilità da un settore economico ad un altro.
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